Gebouwbeheersystemen vanuit een ander oogpunt

De juiste informatie op het juiste moment en op de juiste plaats

Tegenwoordig zijn er nog nauwelijks gebouwen denkbaar zonder gebouwbeheersystemen (GBS). Om alle processen zo optimaal mogelijk te beheren en te bewaken, wordt vaak zo’n systeem toegepast. Wat is een GBS? Wat is het doel ervan en levert een goed GBS kostenbesparing op?

De Wikipedia Encyclopedie geeft twee verschillende definities van GBS. Een ervan is correct: een GBS maakt het voor een gebouw gerelateerde installatie mogelijk deze overzichtelijk en eenvoudig te beheren. De installatie is compleet uit te lezen en maakt zo inzichtelijk hoe een klimaatinstallatie regelt en of de gestelde eisen aan de installatie worden behaald. Een GBS is dus voor het beheren, monitoren, bewaken en visualiseren van verschillende gebouwgebonden processen en gaat dus niet over het beheersen van processen.

Wat doet een gebouwbeheersysteem?

Als we het over een GBS hebben, ligt de nadruk vooral op het woord beheer. Het beheren van installaties is gericht op het beleidsmatig bewaken en bijsturen van processen. Processen worden vooral gemeten en gestuurd om een bepaalde functie te vervullen. Een GBS werkt weliswaar heel nauw samen met een regel- en besturingsinstallatie, maar het doel van beide installaties is absoluut verschillend. De toepassing van een GBS lijkt sterk op samenwerkende mensen in een bouwproces. Kijk eens naar een GBS in de rol van een projectmanager. Onder de projectmanager werken allerlei mensen met verschillende taken en in verschillende functies. Binnen zijn specifieke rol, werkt iedereen aan hetzelfde doel. Bij de inzet van een GBS spreken we over een facilitair hulpstuk op strategisch niveau. Regel- en besturingsinstallaties functioneren echter meer op het operationele niveau.

Interpretatie van informatie

Het goed beheren van gebouwen en processen is een complex proces, waarbij vele partijen en systemen samen een belangrijke rol vervullen. Een GBS organiseert en bewaakt ook alle onderliggende verschillende processen en geeft deze informatie meestal visueel door in de vorm van beeldplaatjes. Vervolgens interpreteren en analyseren mensen de informatie voordat er beleidsmatige acties ingezet kunnen worden. Het doel van een GBS is vaak meerledig. Bijvoorbeeld het zo efficiënt mogelijk beheren van onderhoud, schoonmaak, verlichting, klimaatbeheersing, enz. De kosten hiervan wil een bedrijf zo laag mogelijk houden. Een GBS speelt bij die kostenbeheersing een belangrijke rol.

Investering loont

Bedrijven kiezen bewust voor de inzet van een GBS als een daadwerkelijke ondersteuning voor de gebouwbeheerder of facilitaire dienst. Omdat een GBS de onderliggende processen optimaal beheert en monitoort, worden verschillende processen gerichter aangestuurd of op maat ingesteld. Een investering in een GBS loont, zeker als deze naast het centrale aansturen en aflezen van data ook het dagelijks energieverbruik bewaakt en bijstuurt. Het milieu en het energieverbruik van een gebouw zijn belangrijke onderdelen van het facilitair management.

Kostenbeheersing

Om de complexiteit van investeringskosten, technische- en organisatorische aspecten structureel in juiste banen te leiden, zijn een projectmatige aanpak en het opzetten van een uitgebreid Programma van Eisen (PvE) aan te bevelen. Dit PvE wordt overzichtelijk ingericht en afgestemd op de gebruiker of het onderhoudsbedrijf. In een gericht vooronderzoek wordt in kaart gebracht wat een GBS moet bieden, opdat de gebruiker krijgt wat hij verwacht en waarvoor hij bereid is te betalen. Uiteindelijk zitten de grootste kostenbesparing en een verlaging van de jaarlijkse exploitatiekosten in het terugdringen van manuren voor het facilitaire personeel en het onnodig inroepen van storingsmonteurs.

De druk op het beheer- en onderhoudsbudget wordt steeds groter. Het liefst wil men een optimale installatie en géén onderhoudskosten! Een juiste keuze van een onderhoudsbeheersplan is hierbij van groot belang. Dit moet dan ook vooral gericht zijn op een streven naar vermindering van de jaarlijkse onderhoudskosten. Besparingskosten zijn onder te verdelen in meetbare en niet meetbare besparingen.

Meetbare besparingen zijn bijvoorbeeld vermindering van het:

• energieverbruik
• jaarlijks onderhoud
• aantal storingen

Niet (direct) meetbare besparingen zijn bijvoorbeeld:

• verbetering van het werkklimaat;
• een grotere bedrijfszekerheid van de installaties (vrijwel continue bewaking);
• verkorting van de responstijd tussen een storing en de actie naar de servicedienst;
• betere informatievoorziening en registratie voor het facilitair management.

Een gedegen gebouwbeheersysteem leidt tot een optimale bewaking van processen en beheersing van (onderhoud)kosten en geeft gelijktijdig een hoger niveau van comfort en een groot gevoel van veiligheid.