Het belang van een up-to-date gebouwdossier • Ten Hooven

Om tijdens de exploitatie van een gebouw over de juiste én complete bouwgerelateerde informatie te beschikken, moet een gebouwdossier zorgvuldig bijgehouden worden. Gaat een gebouw of het beheer ervan over in andere handen, dan beschikt de nieuwe eigenaar of beheerder over up-to-date informatie over de geschiedenis van een gebouw. Helaas wijst de praktijk uit dat een gebouwdossier niet altijd even netjes wordt bijgehouden.

Kleine wijzigen aan bijvoorbeeld technische installaties worden niet vastgelegd of nergens meer omschreven. Hierdoor raakt een gebouwdossier langzamerhand in verval en wordt het incompleet. Zolang het gebouw in handen is van de oorspronkelijke eigenaar of beheerder, is dat op zich geen probleem. Deze weet best wat er zoal gewijzigd is en hoe het voorheen precies zat. Maar wat als er een overdracht plaatsvindt of een wisseling van beheerder? Wat nog op papier staat, gaat mee naar de volgende partij. Wat alleen in het eigen geheugen zit, gaat dan meestal verloren.

Verloren informatie

Gebouwen gaan gedurende de exploitatie en naarmate het object ouder wordt vaak over van de ene koper (belegger) naar de andere. Deze overdracht bestaat veelal uit diverse dossiers en vaak tientallen ordners met alle informatie over het gebouw. Met regelmaat wijst de praktijk echter uit dat er sprake is van incomplete dossiers, of nog erger, dat dossiers verdwenen zijn. Dit betreft vaak dossiermappen met bouw- en technische informatie, zoals die bij de nieuwbouw zijn opgesteld. Zo kan het voorkomen dat bij de overdracht van stukken ongemerkt veel nuttige informatie verloren gaat.

Het gebouwdossier

Kort gezegd is een gebouwdossier een logboek waarin de totale geschiedenis van een gebouw staat beschreven en/of op tekeningen is vastgelegd. Een eigenaar of beheerder is feitelijk verplicht tijdens de exploitatieperiode wijzigingen aan gebouwen, installaties en/of terreinen te beschrijven en ook aan te passen op de tekeningen. Het gebouwdossier geeft zo een betrouwbaar beeld van de kwaliteit en status van het gebouw of complex gedurende de hele levensduur. Daarnaast dient het gebouwdossier ook als basis voor een oordeel of het gebouw voldoet aan alle verplichte wettelijke voorschriften en regelgeving. Vanuit dit oogpunt gezien is het dus zaak het gebouwdossier zoveel mogelijk up-to-date te houden.

Compleet beeld

Een gebouwdossier behoort een compleet beeld te geven van de (gebruik)technische status van een gebouw of gebouwencomplex. Door periodieke controle of goed beheer op deze stukken blijft dat actueel. Om de kwaliteit van het vastgoed gedurende de exploitatie te kunnen toetsen, kan de gebruiker van het gebouw op basis van het gebouwdossier de eigenaar verplichten de kwaliteit van zijn gebouw(en) op niveau te brengen. In een gebouwdossier horen onder andere de volgende zaken opgenomen te zijn:

alle relevante basisgegevens en het kadasterinformatie;
keurings- en inbedrijfstelling rapporten;
testcertificaten;
data van periodieke keuringen;
onderhoud- en gebruiksadviezen;
kopie van onderhoudscontracten;
sleutelcertificaten en overzichten;
aangepaste installaties gedurende het onderhoud;
actueel (gehouden) bouwkundige en installatietechnische tekeningen.

Verantwoordelijkheid

De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van een gebouwdossier ligt bij de eigenaar (of gedelegeerd eigenaar / beheerder). Het is zijn taak ervoor te zorgen dat bij transacties het gebouwdossier voor de nieuwe koper/beheerder zo compleet mogelijk beschikbaar is. Bij een oplevering vanuit de nieuwbouw, maar vooral ook bij verkoop van het gebouw is dit dossier onderdeel van de overdracht. De eigenaar is en blijft gedurende het bezit aansprakelijk voor verschillen tussen de feitelijke staat van het gebouw en het gebouwdossier. Is het dossier niet bijgehouden, dan heeft de eigenaar dus een groot probleem.

Technische installaties

Bij niet bijgehouden verstellingen aan de technische installatie zijn verstellingen, zeker aan de regelinstallatie, gewoonweg niet meer terug te vinden. Het gevolg is dat bij klachten van het binnenklimaat de installatie weer helemaal opnieuw ingeregeld moet worden. Het is dus ook voor installateurs van het allergrootste belang alle gegevens betreffende de installaties bij te houden en ervoor te zorgen dat wijzigingen op de juiste plaatsen gedocumenteerd opgeborgen worden: het gebouwdossier.

Oplevering technische installaties

Bij de oplevering van technische installaties is een groot aantal stukken van belang. Het gaat te ver ze hier allemaal te noemen. We noemen een paar belangrijke, zoals:

Bestekken (contractueel overeengekomen ontwerpspecificaties)
Revisietekeningen
De transmissieberekening van CV of warmteopwekking installatie(s)
Posities van voedingen en verdeelinrichtingen
Groepenverklaringen van iedere verdeelkast
Luchtzijdige inregel rapportages
Waterzijdige inregel rapportages
Keuring- en beproevingscertificaten van installaties (o.a.) van
Technische tekeningen
Regel- en principeschema’s
Back-Up van software (regelinstallatie(s)
Overzichtstekeningen van infrastructuur van terreininstallaties
Onderhoud en bedieningsvoorschriften

Met deze informatie kunt u ervoor zorgen dat een nieuwe eigenaar of beheerder bij overdracht gaat beschikken over up-to-date informatie over de geschiedenis van een gebouw. Heeft u vragen rondom het up-to-date houden van een gebouwdossier? Neem gerust contact op met Ten Hooven technisch management.