Wie is nu precies verantwoordelijk bij elektrotechnische installaties?

Als opdrachtgever besteed je vaak het onderhouden van de technische installaties in jou gebouw uit. Hiervoor wordt een contract opgesteld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, de technische onderhoudspartij. De voornaamste doelstelling is dat de installaties gedurende de gebruiksperiode technisch blijven voldoen aan de overeengekomen uitgangspunten.

Hoe het onderhoud uitgevoerd wordt kan op allerlei manieren, met allerlei uitgangspunten. Denk daarbij aan prestatiegericht onderhoud, toestand afhankelijk onderhoud en preventief of correctief onderhoud. Echter is het vaak niet zo eenvoudig, omdat je ook te maken hebt met allerlei richtlijnen en wettelijke bepalingen. Zo dient het onderhoud uitgevoerd te worden volgens de wettelijke bepalingen omtrent legionella beheer, koeltechnisch onderhoud, stoominstallaties, brandveiligheid, blusmiddelen en elektrische veiligheid. Als we naar de elektrische veiligheid kijken moet je de elektrische installaties onderhouden volgens de NEN-3140.

NEN-3140

De NEN-3140 norm is er niet voor niets. In deze norm wordt beschreven welke elektrische installaties en welke gereedschappen veilig te gebruiken moeten zijn en hoe de personen die aan en in de omgeving van deze installaties werken geïnstrueerd moeten worden omtrent de veiligheid. De bepalingen in deze norm zijn er om elektrocutie of kortsluiting bij arbeid te voorkomen. De norm beschrijft uiteraard een hoop verschillende punten, zoals verschillende elektrotechnische personen (rollen), inspecties en meer, maar in de praktijk blijkt de verdeling wat minder eenvoudig te zijn.

De NEN-3140 spreekt namelijk van een werkgever en werknemers, maar hoe zit het als je een onderhoudspartij inhuurt? Welke verantwoordelijkheden kan je wel bij een andere partij neerleggen en welke blijven altijd bij de eigenaar van de installatie? Veel gebouwbeheerders en –eigenaren gaan ervan uit dat alles goed geregeld is in het onderhoudscontact met de onderhoudspartij, maar dit is niet altijd het geval.

Rolverdeling

De norm kent een aantal elektrotechnische personen, namelijk de Installatieverantwoordelijke, de Werkverantwoordelijke en Vakbekwaam persoon. Een niet-elektrotechnisch persoon wordt ook genoemd, namelijk een Voldoend onderricht persoon. Al deze personen hebben hun eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden en dienen dus ook goed verdeeld te worden binnen de onderhoudspartij, maar ook binnen de eigen organisatie. Het vervangen van een lichtarmatuur valt namelijk onder de werkzaamheden van een Voldoend onderricht persoon, iets wat soms ook door iemand uit de eigen organisatie wordt uitgevoerd.

Belangrijk om te weten is dat de Installatieverantwoordelijke de eindverantwoordelijkheid heeft over de inspectie en uitbreiding van de elektrische installaties. De Werkverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het uitgevoerde werk en zal erop toe moeten zien dat medewerkers voldoende geïnstrueerd zijn over de risico’s van het uit te voeren werk. Een Vakbekwaam persoon is een elektricien en voert het werk uit, van uitbreidingen tot inspecties. En als laatste, een Voldoend onderricht persoon. Deze laatstgenoemde heeft geen elektrische achtergrond, maar moet wel eens werkzaamheden uitvoeren met een elektrisch risico.

Hoe brengen we dit in de praktijk?

Een opdrachtgever in Nederland is momenteel met een dergelijk traject bezig. Zij hebben ons als adviseur ingeschakeld met de vraagstelling of wij duidelijk en helder kunnen weergeven hoe zij het onderhoud aan de elektrische installaties moeten verdelen. Zij willen uiteraard weten welke consequenties aan verschillende keuzes hangen, juridisch en praktisch.

Juridisch gezien heeft een dergelijke onderverdeling tussen de personen en twee bedrijven (opdrachtgever en onderhoudspartij) nogal wat voeten in aarde. Zo kan de Installatieverantwoordelijke en Werkverantwoordelijke één en dezelfde persoon zijn, maar wanneer je de rol van Installatieverantwoordelijke bij iemand van de onderhoudspartij neerlegt wordt het automatisch een rechtspersoon. En kan je het dan nog wel combineren met de rol van Werkverantwoordelijke?

Het aanstellen van de rollen moet formeel en schriftelijk worden gedaan, aangezien duidelijk beschreven moet worden om welke periode het gaat, voor welke installatie, voor welke werkzaamheden, wat de beperkingen zijn en welke documenten en sleutels ten behoeve van de te vervullen rol ontvangen zijn. Wanneer de rollen verdeeld zijn, is het belangrijk om je verplichtingen als werkgever na te komen. Beide organisaties, de eigenaar en de onderhoudspartij, zijn namelijk zelf verantwoordelijk voor hun eigen personeel. Zij zullen dus zelf hun personeel, naar de rol die ze toebedeeld hebben gekregen, periodiek moeten instrueren.

En dan hebben we het alleen nog maar gehad over de rollen. Want wat zeker minstens net zo belangrijk is zijn de inspecties, risicoanalyses en metingen. Zo wordt in de norm beschreven wanneer welke installaties geïnspecteerd moeten worden, welke tekeningen up-to-date moeten zijn, wat er in het inspectieplan moet staan en wat er gerapporteerd moet worden. Sommige punten dienen uitgebreid beschreven te worden, zodat deze toegevoegd kunnen worden aan de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van één van de elektrotechnische personen. Ook weet iedereen die met de elektrische installaties te maken heeft dan waar hij/zij aan toe is.

Verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid

Nog een belangrijk punt is het vastleggen van inspecties, metingen en werkzaamheden. Want wanneer er een ongeluk plaatsvindt, kan de arbeidsinspectie vragen om rapportages. Van het vastleggen van werkzaamheden tot plan van aanpakken en analyses. Denk bijvoorbeeld aan het uitstellen van een inspectie, al is het maar een paar maanden. Wie heeft dit besloten en waarom?

Want waar ligt de bal als het kritisch wordt? Goede contracten met een uitstekende verdeling geven uiteraard geen garantie voor elektrische veiligheid. Fouten maken is menselijk, maar kan grote gevolgen hebben als het gaat om fouten met elektrische installaties. Ook bij grote schade of calamiteiten is het vaak onduidelijk wie de verantwoordelijkheid had en wie aansprakelijk is. Zeker wanneer er geen goede contracten en tussentijdse rapportages zijn opgesteld. Het is dus altijd een goed idee om de contracten duidelijk en helder op te stellen en om deze te laten controleren door een juridisch persoon.