Achterstallig onderhoud, hoe kunnen we het voorkomen?  

In de meeste gebouwen wordt door installateurs jaarlijks technisch onderhoud uitgevoerd aan de  installaties. De gebouweigenaar heeft in ieder geval een contract gesloten met de uitvoerende installateur en gaat ervan uit dat het onderhoud naar behoren uitgevoerd wordt. Wanneer er geen onderhoud aan de installaties uitgevoerd wordt, kan er sprake zijn van achterstallig onderhoud. Bij achterstallig onderhoud is vaak schade ontstaan, die voorkomen had kunnen worden door het uitvoeren van onderhoud. Maar wie bepaald eigenlijk wanneer er sprake is van achterstallig onderhoud? Waar wordt dan aan getoetst en wie is de verantwoordelijke partij?

Toetsingscriteria
Het roepen, laat staan opschrijven, dat er sprake zou zijn van achterstallig onderhoud betekent nogal wat. In feite meld je dat er iemand verantwoordelijk is voor een niet volledig geleverde  prestatie of dienst, die blijkbaar “ergens’’ tussen partijen is overeengekomen.

De grondslag voor een technische inspectie om achterstallig onderhoud vast te stellen zijn de gegevens van de installaties en de contracten. Deze gegevens zijn vanzelfsprekend in het bezit van de eigenaar of beheerder van die installaties. Kennis van wat is overeengekomen met betrekking tot het onderhouden van de installaties is de basis om daadwerkelijk te kunnen toetsten. Contracten bestaan er in allerlei vormen en modellen. Wat er precies tussen partijen is afgesproken wordt formeel vastgelegd in een onderhoudscontract. In deze overeenkomsten wordt in ieder geval verwezen naar diverse wettelijke eisen, te leveren prestaties, de wijze van onderhoud, de wederzijdse rechten en plichten tussen partijen, de duur van de overeenkomst en niet te vergeten de omvang van het onderhoud en de contractprijs. Hierbij is het essentieel een demarcatie aan te brengen van welke installaties bij de eigenaar thuis horen en welke voor rekening van de eventuele huurder komen. Maar ook wat wordt er uitbesteed aan het onderhoudsbedrijf en welke onderhoudsactiviteiten of vervangingen doet de eigenaar of de huurder zelf in eigen beheer?

Toetsen aan specifieke criteria en daarover een uitspraak willen doen, kan feitelijk alleen als u de overeenkomst die aan het onderhoud ten grondslag ligt ook zelf kent. Toetsingen vinden steeds meer plaats op basis van gerenommeerde inspectiemethoden, zoals onder andere de NEN 2767. Met deze conditiemeting wordt de technische staat van alle bouwdelen en installaties uniform in kaart gebracht. Daarna worden conditiescores toebedeeld aan de diverse onderdelen. Hierbij staat conditiescore 1 voor nieuwbouwstaat en conditiescore 6 voor slooprijp.

Ondanks goede afspraken toch een onafhankelijke inspectie?

Goede contracten met een gezamenlijke verantwoordelijkheid, kunnen vaak jaren lang prima verlopen, maar geven uiteraard geen garantie voor het altijd maar nakomen van alle afspraken. In de regel wordt geadviseerd om iedere 2 jaar een conditiemeting uit te laten voeren, om zo eventuele schade te voorkomen. Daarnaast zijn er tal van redenen denkbaar om tussentijds een korte check uit te laten voeren, zoals bijvoorbeeld:

• Bij twijfel aan naleving van de gezamenlijk overeengekomen afspraken. Iedereen heeft rechten en plichten, maar houdt iedereen zich daar ook altijd aan?
• Er bij een compleet contract toch jaarlijks veel regiekosten zijn.
• Bij wisseling van een van de contractpartijen.
• ­Bij een statusbepaling ten behoeve van de aankoop of verkoop van uw gebouw of bij het afgeven van een statusrapport ten behoeve van een nieuwe huurder en/of eigenaar.
• ­Bij de vraag of de installaties nog optimaal en energetisch zuinig werken.
• Bij regelmatig terugkerende klachten, die mogelijk te wijten zijn aan de installaties.
• Bij een onafhankelijke beoordeling wenst van de onderhoudspartner.

Na een conditiemeting door een onafhankelijke partij wordt een rapportage opgesteld met daarin de conditiescore per installatieonderdeel. Ten Hooven technisch management heeft in de afgelopen jaren tal van conditiemetingen uitgevoerd voor gebouweigenaren, -beheerders, woningcorporaties, ziekenhuizen en scholen. Hierbij kom je de meest uiteenlopende situaties tegen, zoals bijvoorbeeld een clubhuis waar al jaren geen onderhoud meer uitgevoerd was. In dit specifieke geval was het achterstallige onderhoud zo erg, dat de filters van de luchtbehandelingskast in het water lagen. Op deze filters stond dus flink wat schimmel, terwijl de luchtbehandelingskast nog in gebruik was. Via deze weg werd de schimmel dus via de lucht het gebouw ingeblazen. Daarnaast waren de filters en de machine sterk vervuild, waardoor de machine aanzienlijk meer energie moest verbruiken om “normaal” te kunnen functioneren.

Tijdens een inspectie van een ander pand werd geconstateerd dat de armaflex isolatie van de koelleidingen weggepikt was door vogels. Vogels gebruiken de armaflex om nesten te bouwen en in dit geval hadden ze al een hoop weggepikt. Normaliter dient dit gelijk bij constatering hersteld te worden door de installateur, om te voorkomen dat de koelleidingen gaan condenseren. Hier was het helaas niet hersteld en na overleg met eigenaar bleek dat al enige jaren geen onderhoud meer uitgevoerd was.

Voorkomen is beter dan genezen

Als er dus geroepen of geschreven wordt dat de installaties in een slechte conditie verkeren door achterstallig onderhoud, stappen we eigenlijk ongemerkt over van de technische kant, naar de meer juridische kant van het contract. Aan de hand van de bewijsmiddelen moet de toedracht namelijk gedetailleerd worden aangetoond. Maar bij de constatering van achterstallig onderhoud is het eigenlijk al te laat. De schade die ontstaan is, zal verholpen dienen te worden. Denk hierbij aan reparaties of aan het vervangen van complete installaties.

Middels een goede conditiemeting blijft u op de hoogte van de status van de installaties in een gebouw. Zo kan op tijd ingegrepen worden en hoeven er geen onnodige kosten gemaakt te worden om de installaties naar behoren te laten functioneren. Voorkomen is in dit geval beter dan genezen.